Signer én gang ved oppsett. Fra da av blir hver helseopplysning fullført av en pasient automatisk kontrasignert av den behandlende tannlegen når den gjennomgås — ingen papir, ingen glemte signaturer, ingen haug på slutten av dagen.
Hver signatur er bundet til det nøyaktige tidspunktet for gjennomgang med et kryptografisk tidsstempel. Den signerte PDF-en viser hvem som signerte, når, på hvilken enhet, og produserer en verifiserbar revisjonslogg forsikringsselskapet ditt kan hente på forespørsel.
Signerte helseopplysninger er kryptert på feltnivå med AES-256-GCM og skrives tilbake til pasientjournalen i PMS-en din. Originaler beholdes i henhold til statens journaloppbevaringsregel — 7, 10 eller pasientens levetid.
Ingen enkelt landsomfattende lov lister opp alle stater som krever en tannleges signatur på en pasients helseopplysninger. Kravet kommer vanligvis fra tannlegestyreregler eller ansvarsforsikringsstandarder som behandler tannlegens gjennomgang og signatur som omsorgsstandard. Noen eksempler:
Michigan Administrative Code R 338.11120 (tannbehandlingsjournal) krever at en tannleges behandlingsjournal skal inkludere pasientens medisinske og tannmedisinske historie, og at tannlegen — eller tannterapeuten — identifiserer seg selv i journalen for hver prosedyre. Dette tolkes av styret som et krav om at tannlegen signerer eller initialer helseopplysningsdelen av journalen.
Kilde: Michigan Administrative Code R 338.11120.
California Dental Association anbefaler at etter at tannhelsetilbyderen har gjennomgått helseopplysningsskjemaet med pasienten, skal skjemaet også signeres og dateres av tilbyderen. Dette er en faglig retningslinje snarere enn en kodifisert lov, men California-ansvarsselskaper og Dental Practice Act behandler generelt tannlegens signatur som et påkrevd element i pasientjournalen.
Kilde: California Dental Association praksisveiledning.
Kilder fra CDC, tannlegestyrer og ansvarsforsikringsselskaper bemerker at det å unnlate å innhente og få tannlegen til å signere et helseopplysningsskjema kan behandles som uaktsomhet. Texas, Florida, New York og mange andre stater uttrykker samme forventning gjennom styreretningslinjer og forsikringskontrakter snarere enn som eksplisitte lover — men den praktiske standarden er den samme.
I beste fall ingenting. I verste fall — pasienten har en uønsket reaksjon, det er en legemiddelinteraksjon historien avdekket, eller en journalforespørsel lander på skrivebordet ditt fra et tannlegestyre — blir en usignert helseopplysning bevis A. Ansvarsforsikringsselskaper og saksøkeradvokatene leter begge etter nettopp dette gapet.
Løsningen er ikke hardere opplæring eller strengere sjekklister. Løsningen er å gjøre det umulig for et fullført inntak å nå journalen uten tannlegens signatur på det. Det er det automatisk kontrasignering gjør.
Fire trinn, alt bak kulissene. Pasienten ser det aldri. Tannlegen signerer én gang og glemmer det.
Under ombordstigning tegner eller laster tannlegen opp signaturen sin og bekrefter navn og autorisasjonsnummer. Det er alt — signaturen lagres kryptert i praksisens hvelv.
Pasienten fyller ut helseopplysningene på hvilken som helst enhet. Alle svar krypteres mens de skrives inn og pakkes inn i en PDF ved innsending.
PDF-en lander i leverandørens gjennomgangskø. Ett trykk på dashbordet legger til tannlegens e-signatur, et tidsstempel og autorisasjonsnummeret til helseopplysningsblokken.
Den kontrasignerte PDF-filen arkiveres med en manipuleringssikker hash og skrives tilbake til pasientjournalen i Dentrix, Eaglesoft, Open Dental, CareStack eller ditt PMS.
Hver innsjekk-PDF inneholder hele revisjonssporet ditt statsråd og forsikringsselskap ønsker å se – uten at teamet ditt trenger å sette sammen noe av det.
Signerte helsehistorier arver samme kryptering, tilgangskontroller og BAA-dekning som resten av Intake Dental. Hvis du allerede er kunde, er automatisk kontrasignering aktivert som standard – ingen ekstra oppsett, ingen ekstra kostnad.
Ingen stat har en generell lov som sier “tannleger må signere helsehistorieskjemaer.” Det som finnes er i stedet en blanding av statlige tannlegeråds administrative regler (Michigan er det tydeligste eksemplet), CDA-lignende faglige retningslinjer (California) og kontraktsspråk fra forsikringsselskaper (Texas, Florida, New York og mange andre) som samlet behandler signaturen som faglig standard. Det praktiske rådet er å signere hver enkelt.
Den vises som tannlegens visuelle signatur (tegnet eller lastet opp under oppsett) pluss trykt navn, autorisasjonsnummer, dato og klokkeslett, i signaturfeltet reservert for behandleren. Under den synlige signaturen ligger en kryptografisk hash som kobler den til de eksakte dokumentbytene, slik at signaturen ikke kan løftes og påføres et annet skjema.
I henhold til den føderale ESIGN Act og UETA (vedtatt av 49 stater) har en elektronisk signatur samme juridiske effekt som en håndskrevet signatur så lenge den signerende hadde til hensikt å signere og signaturen er pålitelig knyttet til dokumentet. Vår e-signaturflyt oppfyller begge testene – hensikten fanges opp ved godkjenning med ett trykk, og signaturen er kryptografisk bundet til dokumentet. Noen statlige tannlegeråd har spesifikke journaloppbevaringsregler; vi overholder den strengeste som standard.
Automatisk kontrasignering er innebygd i Intake Dental sin digitale innsjekkflyt. Hvis du skanner inn papirinnsjekk, kan du fortsatt påføre tannlegens e-signatur via gjennomgangskøen, men du mister enhet/IP-revisjonssporet fra pasientsiden. Hvis du bruker et annet innsjekkprodukt, kan vi eksportere signerte PDF-er til ditt PMS, men du får ikke tidsstempelet eller den manipuleringssikre hashen med mindre innsjekken ligger i vårt system fra ende til ende.
Kilde: CDC, tannlegestyreveiledning og forsikringsetterlevelsesnotater.
Denne siden er informativ, ikke juridisk rådgivning. Sjekk tannlegestyrets regler i din stat og ansvarsforsikringskontrakten din for det nøyaktige kravet som gjelder for din praksis. Bunnlinjen er enkel: enten det er en lov eller ikke, er det å behandle tannlegens signatur som obligatorisk den forsvarlige posisjonen.
Signerte helsehistorier lagres i praksissens HIPAA-kvalifiserte skyvelv med AES-256-GCM kryptering på feltnivå. Oppbevaring er som standard det lengste av 10 år fra siste besøk eller pasientens levetid – avhengig av hva ditt statsråd krever. Du kan hente ethvert signert dokument, med fullstendig revisjonsspor, når som helst.
Tannlegestyrer og ansvarsforsikringsselskaper behandler tannlegens signatur på en pasients helseopplysninger som en del av omsorgstandarden. Intake Dental legger automatisk til tannlegens e-signatur på hver fullførte inntak-PDF — med tidsstempel, revisjonsspor og tilbakeskriving til PMS-en din.
Sett opp ditt første skjema på under ett minutt. Ingen kontrakter kreves, intet press.
