Hvert trinn fungerer for seg, men rekkefølgen er viktig: PMS-tilkoblingen leverer data til AI-telefonen, AI-telefonen leverer data til analyseverktøyet, og analyseverktøyet gir først regnskapsmessige data når sporingsverktøyet er på nettstedet ditt. Følg fremgangsmåten fra topp til bunn.
Toveis synkronisering med Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack og flere. Plattformen henter inn opplysninger om timeplan, pasienter, journaler, forsikring og regnskap – og kan legge inn avtaler, kliniske notater, dokumenter og betalinger. PMS-systemet ditt forblir det primære registreringssystemet; ingenting overføres.
De fleste plattformer rapporterer aktivitet – klikk, visninger, besøk. Denne plattformen rapporterer resultater, fordi den er den eneste som registrerer både annonseklikk og fullført behandling. Her er hva som registreres automatisk når trinn 1 og 5 er fullført:
Annonseklikk registreres med klikk-ID og kostnad i det øyeblikket en besøkende kommer inn på siden — uten å måtte eksportere data fra annonseplattformene til regneark.
Sidevisninger, trafikkilder, kampanjetagger og henvisningskilder – samlet i én reise per besøkende, ikke spredt utover ulike økter.
Telefonsamtaler følger samme forløp: resultat, bestilling, stemning og transkripsjon, knyttet til kampanjen som førte til at telefonen ringte.
Sikkerhetsbrudd i helsevesenet er ikke noe hypotetisk – klinikker blir utsatt for løsepengekrav, og pasientdatabaser blir stjålet. Arkitekturen her tar utgangspunkt i det verste scenariet og gjør det ubetydelig:
All data som overføres mellom PMS-systemet ditt, pasientene dine og plattformen, sendes via krypterte TLS-forbindelser. Ingenting overføres i lesbar form.
Hvert beskyttet felt – navn, fødselsdato, tilstand, journaloppføring – krypteres individuelt med AES-256-GCM før det lagres. Det er ikke snakk om helskivekryptering som låser opp alt ved oppstart: hvert felt krypteres separat.
I tillegg blir beskyttede data omkodet til proprietære glyfsymboler, der nøklene oppbevares separat fra selve databasen – en ekstra lås med en ekstra nøkkel, på et annet sted.
Det praktiske resultatet er at hvis databasen noen gang skulle bli stjålet, ville tyven sitte igjen med rekker av meningsløse symboler – ingen navn, ingen fødselsdatoer, ingen sykehistorie. For angriperen eksisterer pasientdataene i praksis ikke.
Nei. Plattformen kobles til det PMS-systemet du allerede bruker — Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack og flere — med toveis synkronisering. PMS-systemet ditt forblir det primære registreringssystemet, hver oppdatering er en funksjon du selv kan velge å aktivere eller deaktivere, og det er verken behov for migrering eller driftsavbrudd.
Ja. Systemet leser oppdatert timeplanen din og booker ledige tider – og det tar hensyn til reglene for hver enkelt behandler, blant annet hvilke behandlere som kan ha to kolonner og hvilke som aldri må dobbeltbookes. Det ombooker, avbestiller og registrerer hver samtale med en transkripsjon, et sammendrag og et utfall i pasientjournalen.
AI-systemet videresender samtalen til resepsjonen i kontortiden, og utenfor kontortiden legger det igjen en strukturert beskjed med løfte om tilbakeringing. Uansett mottar personalet en fullstendig transkripsjon og konteksten, slik at ingen må starte samtalen helt på nytt.
Helt ned til hver enkelt innkrevd dollar. Hvert annonseklikk spores helt frem til besøket på nettstedet, utfyllingen av skjemaet eller telefonsamtalen, pasientjournalen og inntekten fra den fullførte behandlingen – og tilskrives deretter etter «first-touch», «last-touch», lineære, tidsavhengige og posisjonsbaserte modeller. Du ser kostnad per pasient og livstidsverdi per kanal, ikke kostnad per klikk.
Telefonen din blir en inngangsdør som aldri lukkes. AI-systemet tar imot alle samtaler, gjenkjenner den som ringer ut fra nummeret og snakker med vedkommende om avtalen – tannpleieren, type besøk, utestående beløp – uten å følge et fast manus.
Pasientene fyller ut papirene sine ved hjelp av bekreftelses-SMS-en – skjemaer på over 100 språk, elektroniske signaturer, bilder av forsikringskort og ID-kort – og svarene legges direkte inn i journalen. Ingen trenger å skrive det samme to ganger.
Alle pasienter som står på morgendagens timeplan blir automatisk sjekket i løpet av natten — opplysninger om berettigelse, ytelser og varsler om manglende opplysninger legges inn i journalen før pasienten setter seg ned.
Et lite kodestykke på nettstedet ditt pluss to Google-tillatelser – og markedsføringstallene dine er ikke lenger bare anslag. Dette er det trinnet som gjør at «vi fikk 50 klikk» blir til «Google Ads skaffet oss elleve pasienter til en verdi av 38 000 dollar dette kvartalet».
Dikter fra stolen, eller la systemet utarbeide notater fra dagens timeplan før du engang setter deg ned. AI-en lærer seg hver behandlers ordvalg og struktur, og de ferdige notatene overføres direkte til PMS-systemet.
Pasientene som har størst sannsynlighet for å forsvinne, blir oppsporet og kontaktet før de forsvinner — og utestående beløp innkreves automatisk via betalingslenker i stedet for ubehagelige telefonsamtaler.
Det er ingenting å konfigurere her – dette trinnet handler bare om å bekrefte det som allerede er tilfelle. Hver pasientjournal du har synkronisert, er beskyttet av to uavhengige krypteringslag, rollebasert tilgang og en fullstendig revisjonslogg, i henhold til en signert samarbeidsavtale (Business Associate Agreement).
Når en besøkende blir pasient – enten via et skjema, en telefonhenvendelse eller en avtale – knyttes den anonyme kundereisen til den faktiske pasientjournalen.
Fullførte, innkrevde behandlingsinntekter føres tilbake til kanalen som genererte dem, i henhold til fem attribusjonsmodeller: «first-touch», «last-touch», lineær, tidsavtagende og posisjonsbasert.
Produksjonen er kartlagt i forhold til pasientenes geografiske fordeling etter postnummer, slik at du kan se hvilke nabolag – og hvilke kanaler i disse nabolagene – som faktisk gir resultater.
Forskjellen i én setning: Andre verktøy viser deg hva annonsene dine koster per klikk – dette viser deg hva de innbringer per pasient.
Hele sikkerhetsarkitekturen – infrastruktur, revisjon, samsvarsstatus og det valgfrie ekstra sikkerhetsnivået – finnes på siden «Sikkerhet». Les hele sikkerhetsoversikten
Pasientdata krypteres først felt for felt med AES-256-GCM, og deretter omkodes de til proprietære glyfsymboler før lagring, mens nøklene oppbevares separat fra databasen. En tyv som stjal hele databasen, ville sitte igjen med ulesbare symboler – ingen navn, ingen fødselsdatoer, ingen kliniske data.
PMS-tilkoblingen fullføres vanligvis samme dag, og den digitale registreringen fungerer umiddelbart etterpå. AI-telefonen tas i bruk i løpet av få dager – viderekobling av samtaler eller nummeroverføring er det som tar lengst tid. Google-tilkoblingene tar omtrent ti minutter ved hjelp av sjekklisten i dashbordet. De fleste praksisene er fullt automatiserte innen to uker.
Ja. Pasientene, timeplanen og analysene for hvert enkelt kontor er isolert til det aktuelle kontoret, mens oversiktssidene på konsernnivå viser samlet ytelse på tvers av kontorene.
Ja. Det foreligger en standardavtale om samarbeid med forretningspartnere (Business Associate Agreement), tilgangen er rollebasert, og all tilgang til pasientdata blir loggført i revisjonsloggen. Sidene om sikkerhet og HIPAA-samsvar gir en fullstendig oversikt over sikkerhetssituasjonen.
Alle funksjonene på denne siden finnes allerede i plattformen – dette er den nøyaktige, trinnvise oppsettet som tar en praksis fra endeløse telefonsamtaler og papirblokker til et resepsjonskontor som besvarer alle henvendelser, bekrefter alle behandlingsplaner, skriver sine egne notater og sporer hver eneste markedsføringskrone helt ned til den enkelte behandlingsstolen. Sett av en rolig ettermiddag til de to første trinnene; resten aktiveres etter hvert som du kommer videre.
En 20-minutters gjennomgang med dine egne tall: hva AI-telefonen ville ha svart forrige uke, hva verifiseringen ville ha oppdaget, og hva markedsføringen din faktisk innbringer.
